24.07.2023

О документах по личному составу

!Документы по личному составу отражают трудовые отношения работника с работодателем, поэтому отводится важное значение их сохранности и принимаются они на хранение в архивы в целях социальной и правовой защиты граждан.

☛Рассматривая документы по личному составу как комплекс определенных видов документов, традиционно архивисты включали в этот комплекс четыре самые востребованные категории документов: приказы по личному составу, личные дела, личные карточки, ведомости по начислению заработной платы.

Документы по личному составу используются, прежде всего, для подтверждения трудового стажа и заработной платы работников, что особенно актуально для трудоспособных в настоящее время граждан, не достигших пенсионного возраста.

☝Сроки хранения документов по личному составу были установлены перечнями типовых документов, соответствовавшими времени образования документов. До 1967 г. основные виды документов по личному составу (личные дела, лицевые счета, личные карточки) имели постоянный срок хранения. С 1967 г. до середины 90-х гг. срок их хранения соответствовал "75 лет - Возраст ЭПК". С середины 90-х гг. по 2002 год срок хранения установлен "75 лет ЭПК".  В 2017 году в закон об архивном деле №125-ФЗ внес изменения Федеральный закон от 18.06.2017 № 127 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и с 2003 г. законченные делопроизводством дела после 01.01.2003 подлежат хранению 50 лет.

В соответствии с законодательством во всех организациях в той или иной форме должен быть сформирован архив. Документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное важное значение для Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат на тех или иных условиях планомерной передаче на государственное хранение в систему государственных и муниципальных архивов.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

К документам по личному составу определенных хронологических периодов времени следует подходить с особой осторожностью в силу их значимости (отражение переломных, судьбоносных, чрезвычайных периодов развития России и ее конкретных регионов).

К таким периодам могут быть отнесены:

а) 1917 - 1945 гг.

б) 1990 - 1994 гг.

в) отдельные хронологические периоды времени для конкретных территорий.

Документы по личному составу указанных периодов времени раскрывают не только трудовую деятельность, но и жизнь граждан России.

☀Уничтожение документов по личному составу, до истечения срока хранения запрещается!

Главной социальной функцией архива остается обеспечение социальных прав граждан. Соответственно, не утратит остроту проблема обеспечения сохранности документов по личному составу.

К сожалению, многие организации, учреждения халатно относятся к документам по личному составу и уничтожают их без оформления акта на уничтожение и не согласовав с архивом. Это негативно сказывается на гражданах, которые направляют в архив запросы о подтверждение стажа, заработка и т.п., а архив вынужден им отказать, так как документы на хранение не поступали.

Архивный отдел городского округа Сухой Лог

Дата создания: 24.07.2023 11:51:37
Дата изменения: 24.07.2023 16:50:17